Help, ik ben plots ceremoniemeester
Dit artikel is voor jou: de goede vriend(in) van het koppel, die dankzij je in het oog springend organisatietalent gebombardeerd werd tot ceremoniemeester. Coördinator, wedding planner, ceremoniemeester,… de termen worden vaak op een hoopje gegooid. Het bruidspaar geeft een eigen invulling aan je taken. Daarom een lijstje met veelvoorkomende taken van die Chinese vrijwilliger, als leidraad. (ben je op zoek naar de ultieme checklist, klik dan hier)
Uiteraard is elk huwelijk anders en de planning ervan vaak een gedeelde verantwoordelijkheid. Er komen ook nog schoonmoeders, getuigen en pastoors bij kijken. Maar jij als coördinator moet de violen gelijkstemmen, plooien gladstrijken en vooral: je ‘coolness’ bewaren.
VOORAF
- Het koppel zet best jouw contactgegevens bij op de uitnodiging. Zo weten gasten dat ze voor alle vragen bij jou terecht kunnen (is er parking, hoe laat moet ik er zijn,mag mijn hondje ook de kerk in?)
- Spreek meteen af met de trouwers om al te weten te komen hoe hun dag er in grote lijnen uit zal zien. Dat stelt je in staat een voorlopig draaiboek op te stellen. In zo’n draaiboek vermeld je starttijd, locatie, type activiteit, eindtijd en contactpersonen met gsm-nummer. Dit draaiboek stel je voortdurend bij met de details die je krijgt van anderen (DJ, huwelijksfotograaf bvb.). Als het gefinaliseerd is, mail je het naar alle betrokkenen.
- Dit is ook een goed moment op grappenmakers te slim af te zijn. In sommige gemeentes – met een hoog gekkengehalte – is het de gewoonte dat het huis van het pasgetrouwde koppel op stelten wordt gezet. Als ceremoniemeester kan je die fratsen missen. Het zou niet de eerste keer zijn dat de bruid haar nek breekt op de drempel, omdat die vol zeep gesmeerd werd. Vraag het koppel daarom wie er allemaal een huissleutel heeft. Ze vragen die best in de loop van de komende maand “eventjes” terug, met een smoesje. Tegen de tijd dat de grappenmaker z’n plan wil starten, vindt hij niemand meer met een huissleutel.
- Vrijgezellenavond: normaal organiseert de getuige van bruid/bruidegom de vrijgezellenavond, maar je checkt best wat die van plan zijn. Een bruidegom wiens hoofd kaalgeschoren werd (geen grapje, ik heb het al meegemaakt) zorgt niet bepaald voor bewonderenswaardige blikken. Idem voor de bruid met een alcoholvergiftiging. Raad de organisator daarom altijd af de vrijgezellenavond vlak voor het huwelijk te plannen.
DE DAG ZELF
Voor het vertrek
- Je zorgt ervoor dat de bruid en bruidegom op tijd wakker zijn. Je slaat een babbeltje met de bruidskindjes (en als er tijd is: oefen hun schattige wandelingetje even).
- Jij als ceremoniemeester bent tijdens de dag ‘postbus’: alle vragen (en ja, er zijn ook domme vragen) komen jouw richting uit. Zeg dat in het begin van de dag ook duidelijk: “beste gasten, laat bruid en bruidegom genieten en val enkel mij lastig.” Je geeft de gasten alle nuttige informatie: hoe verplaatsen we ons, hoe laat wordt iedereen waar verwacht, wat zijn de wensen van het koppel,….
- Op de dag zelf verlies je nooit het trouwboekje uit het oog. Zonder dit boekje mag de priester geen kerkelijk huwelijk inzegenen. De ringen moet je niet zelf bewaren, maar onthoud wel wie ze heeft.
- Als de ’suite’ voltallig is op de vertreklocatie, neem je het woord. Stel jezelf voor, leg in grote lijnen de planning van de dag uit. Daarna geef je de details over het protocol en de volgorde van vertrek in de auto’s.
- Vooral escorte-rijden is een kunst die wel eens onderschat wordt. Spreek af wat er gebeurt als een auto achterbleef aan het rode licht. Geef chauffeurs nummers, zodat ze weten wie er voor- en achteraan rijdt.
- Niemand gaat de deur uit zonder corsage. Als er foto’s van de suite of individuele koppels genomen moeten worden, dan help je bij de opstelling ervan. Doe dit best in afspraak met de trouwfotograaf.
Aan kerk en gemeentehuis
- Lijn de escorte-auto’s mooi op.
- Je helpt de suite bij het in- en uitstappen uit de auto’s.
- Als er een erehaag is, dan stel je die op. Meld de suitegasten ook waar hun plaats in de kerk voorbehouden is.
- Tijdens de kerkelijke plechtigheid zijn er een aantal momenten waarop iedereen moet rechtstaan (bvb tijdens het evangelie). Je geeft dit teken aan de kerkgangers door hen met je handen te gebaren om recht te staan.
- Controleer bij het buitengaan of de ‘fooi’ betaald is (het is de gewoonte om in het huwelijksregister in de kerk een geldbiljet na te laten. Dit gaat vaak naar de koster of naar een goed doel)
- Je geeft het koppel een teken wanneer iedereen buiten klaar staat. Opgelet: loop zelf niet voor het koppel, maar ga al buiten staan. Zoniet wandel je dwars door een memorabele foto. Het kerkportaal is overigens een leuke plek om een foto te nemen van de hele groep, inclusief niet-familieleden of vrienden.
- De trouwers krijgen bij het buitengaan en pak bloemen. Daarom hou je best een aantal manden of curverboxen aan de zijkant klaar. Regel vooraf met chauffeurs wie die manden meeneemt.
Wil het koppel familie- en groepsfoto’s? Dan ben jij de man/vrouw om dat mee in goede banen te leiden. Jij kent de groep namelijk beter dan de huwelijksfotograaf. Spreek met hem af en doorloop de combinaties.
Receptie en avondfeest
-Zoek een ruimte waar bruid en bruidegom zich kunnen opknappen en hun persoonlijke spullen veilig kunnen achterlaten. Deze ruimte moet op slot kunnen.
- Gasten geven cadeaus (dat hoort toch zo). Vaak zit daar geld in, maar verdwijnen die enveloppes in een gebricoleerde postbus. Ik heb een huwelijk meegemaakt waar een van de 300 gasten met die bus aan de haal ging. Daarom spreek je het best met het koppel af wat er best met die enveloppes gebeurt.
- Bij de meeste diners opent het koppel het feest met een openingsdans. Het is jouw taak het tijdstip hiervoor af te stemmen tussen het koppel, de DJ en vooral: de maître van de zaal. Jij hebt best ook een kopie bij je van de openingsdans. Het zou de eerste keer niet zijn dat de DJ de verkeerde versie meeneemt.
- Als het koppel de feestzaal verlaat, controleer je of hun auto in orde is. Brief hen over het volgende: wie het trouwboekje en bruidsboeket bewaart, waar de cadeaus zich bevinden, wanneer je de volgende dag bereikbaar bent.
Zijn ze weg? Dan kan je dat pinguïnpakje uittrekken. Je taak zit erop.
Deze artikels worden geschreven door de huwelijksfotografen van enoa. Enoa huwelijksfotografie biedt koppels sterke garanties en een eerlijke aanpak. Alle foto’s op dvd, een helder tarief per uur en geen verplicht album. Bezoek ons op www.huwelijksfoto.com